В распорядке дня логиста или оператора международной транспортной компании много времени занимает посылка запросов по получению различных транспортных документов. На это менеджер по перевозкам или логистике тратит на это 30% своего рабочего времени, которое он уделяет на коммуникации с клиентом, основной целью которых является получение нужных документов или информации.
Например, чтобы подготовить партию груза к таможенной очистке, менеджер внешней торговли получателя груза связывается с менеджером представителя компании получатель груза, чтобы предоставить необходимые документы, последний, в свою очередь, посылает вопросы по грузу компании отправителя груза. В результате такая бесхитростная задача требует участия по крайней мере трех специалистов, и приблизительно занимает один час рабочего времени.
Избавиться от напрасной траты времени и дополнительных усилий, а также минимизировать риски не получить информацию вовремя, можно двумя способами.
Ведь прерваться поток информации может если например, один из сотрудников просто заболел и не пришел на работу.
Во-первых, у большинства электронных систем, которые обрабатывают документы партнеров и не только, есть способность автоматически посылать документы по адресам указанным получателями. Т.е. как только система выставляет счет-фактуру, этот документ автоматически посылают в указанный адрес электронной почты или непосредственно получателю на принтер. Это позволяет экономить время логистам.
Во-вторых, много систем класса ERP предоставляют пользователям весьма сокращенный доступ к документации или информации от системы.
Так например, использование программного продукта SAP1 дает возможность пользователям увидеть все отправленное их клиенту документы (счета-фактуры, транспортные накладные, упаковочные листы, и т.д.) и информацию о поставке (число автомобилей, грузовых экспедиторов, и т.д.). Доступ к этой информации предоставляют только на определенных комбинациях, sold to/ship to, что позволяет поставщику быть абсолютно уверенным в том, что клиент видит только свою информацию.
Применение этого продукта хорошо для всех участников цепочки доставки при международных перевозках, так так конечный пользователь имеет право получить вполне прямой доступ к информации процесса транспортной логистики без необходимости в личной коммуникации. Так же, работа, используя такую схему принесет пользу в тех случаях, где потребитель и поставщик находятся в различных часовых поясах, и им трудно пересечься друг с другом, чтобы обеспечить эффективную работу.
Если техническое оснащение не позволяет использование специализированных программ, таких как SAP1, то могут прийти на помощь программы из общественных источников, таких как Google. В этих программах также имеется возможность предоставить различный пользовательский доступ к разным документам, однако уровень информационной безопасности будет значительно ниже, чем профессиональных приложениях.
Однако, основная идея является четкой — предоставить прямой доступ к информации и документам позволит освободить до 30 процентов рабочего времени операционного логиста.
Советы по практической логистике вам предоставили представители компании АТН-ТРАНС ЕООД — грузоперевозки из Балканского региона.